By: Ally Bolour Esq., Bolour/Carl Immigration Group – www.americanvisas.net
Photo by: Yurii Kibalnik | Dreamstime.com
Understanding I-9 Verification: A Guide for Employers and Employees
In the modern workplace, ensuring compliance with legal employment requirements is crucial for both employers and employees. One essential step in this process is the completion of Form I-9, Employment Eligibility Verification. This form, mandated by the U.S. government, verifies the identity and employment authorization of individuals hired for work in the United States. In this blog, we’ll dive into what I-9 verification entails, why it’s important, and how to navigate it effectively.
What is I-9 Verification?
Form I-9 is a critical document required by the U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS). Employers are required to complete this form for each individual they hire, whether the person is a U.S. citizen or a noncitizen. The form ensures that the employee is authorized to work in the United States and helps maintain compliance with federal immigration laws.
Key Components of Form I-9
Form I-9 has three main sections:
Section 1: Employee Information and Attestation
• Completed by the employee on or before their first day of work.
• Requires personal details like name, address, and Social Security number.
•The employee must also attest to their citizenship or immigration status.
Section 2: Employer Review and Verification
• Completed by the employer within three business days of the employee’s start date.
• Employers must review original documents provided by the employee that establish identity and employment authorization.
• Employers must record document details and sign the section to attest they have verified the documents.
Section 3: Reverification and Rehires
• Used for re-verifying work authorization for employees with expiring work eligibility or rehiring a previous employee within three years of the original I-9.
Documents Required for I-9 Verification
Employees must present acceptable documents to verify their identity and work authorization. These documents are categorized into three lists:
List A: Documents that establish both identity and employment authorization (e.g., U.S. passport, Permanent Resident Card).
List B: Documents that establish identity only (e.g., driver’s license, school ID).
List C: Documents that establish employment authorization only (e.g., Social Security card, birth certificate).
Employees can choose which documents to present from these lists, provided they meet the requirements.
Why is I-9 Verification Important?
1. Legal Compliance: Employers must comply with federal immigration laws to avoid penalties. Failure to properly complete and retain Form I-9 can result in fines and other legal consequences.
2. Preventing Unauthorized Employment: I-9 verification helps ensure that only individuals authorized to work in the U.S. are employed, which promotes fair labor practices.
3. Recordkeeping Requirements: Employers must retain completed I-9 forms for specific periods: either three years after the hire date or one year after employment ends, whichever is later.
Best Practices for Employers
1.Timely Completion: Ensure Form I-9 is completed promptly within the required timeframes.
2. Use the Correct Form: Regularly check for updates to Form I-9 to ensure compliance.
3. Train Staff: Provide training to HR and management on how to properly complete and retain Form I-9.
4. Avoid Discrimination: Follow anti-discrimination provisions and do not request specific documents or reject valid ones.
VERIFICACIONES I-9
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Entendiendo la Verificación I-9: Una Guía para Empleadores y Empleados
En el lugar de trabajo moderno, garantizar el cumplimiento de los requisitos legales de empleo es crucial tanto para los empleadores como para los empleados. Un paso esencial en este proceso es completar el Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo. Este formulario, exigido por el gobierno de los Estados Unidos, verifica la identidad y la autorización de empleo de las personas contratadas para trabajar en los Estados Unidos. En este blog, profundizaremos en lo que implica la verificación I-9, por qué es importante y cómo navegarla de manera efectiva.
¿Qué es la verificación I-9?
El Formulario I-9 es un documento fundamental requerido por los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS). Los empleadores deben completar este formulario para cada persona que contratan, ya sea ciudadano estadounidense o no ciudadano. El formulario garantiza que el empleado esté autorizado a trabajar en los Estados Unidos y ayuda a mantener el cumplimiento de las leyes federales de inmigración.
Componentes clave del Formulario I-9
El Formulario I-9 tiene tres secciones principales:
Sección 1: Información y certificación del empleado
• Completado por el empleado en o antes de su primer día de trabajo.
• Requiere datos personales como nombre, dirección y número de Seguro Social.
• El empleado también debe dar fe de su ciudadanía o estatus migratorio.
Sección 2: Revisión y verificación del empleador
• Completado por el empleador dentro de los tres días hábiles posteriores a la fecha de inicio del empleado.
• Los empleadores deben revisar los documentos originales proporcionados por el empleado que establezcan la identidad y la autorización de empleo.
• Los empleadores deben registrar los detalles de los documentos y firmar la sección para dar fe de que han verificado los documentos.
Sección 3: Reverificación y recontrataciones
• Se utiliza para volver a verificar la autorización de trabajo para empleados con elegibilidad de trabajo a punto de expirar o para volver a contratar a un empleado anterior dentro de los tres años posteriores al I-9 original.
Documentos requeridos para la verificación I-9
Los empleados deben presentar documentos aceptables para verificar su identidad y autorización de trabajo. Estos documentos se clasifican en tres listas:
Lista A: Documentos que establezcan tanto la identidad como la autorización de empleo (por ejemplo, pasaporte estadounidense, tarjeta de residente permanente)
Lista B: Documentos que establecen la identidad únicamente (por ejemplo, licencia de conducir, identificación escolar).
Lista C: Documentos que establecen únicamente la autorización de empleo (por ejemplo, tarjeta de Seguro Social, certificado de nacimiento).
Los empleados pueden elegir qué documentos presentar de estas listas, siempre que cumplan con los requisitos.
¿Por qué es importante la verificación del I-9?
1.Cumplimiento legal: Los empleadores deben cumplir con las leyes federales de inmigración para evitar sanciones. El hecho de no completar y conservar correctamente el Formulario I-9 puede resultar en multas y otras consecuencias legales.
2. Prevención del empleo no autorizado: La verificación I-9 ayuda a garantizar que solo se emplee a las personas autorizadas para trabajar en los EE. UU., lo que promueve prácticas laborales justas.
3. Requisitos de mantenimiento de registros: Los empleadores deben conservar los formularios I-9 completados durante períodos específicos: ya sea tres años después de la fecha de contratación o un año después de que finalice el empleo, lo que ocurra más tarde.
Mejores Prácticas para Empleadores
1. Finalización oportuna: Asegúrese de que el Formulario I-9 se complete con prontitud dentro de los plazos requeridos.
2. Utilice el formulario correcto: Verifique regularmente las actualizaciones del Formulario I-9 para garantizar el cumplimiento.
3. Capacitar al personal: Brindar capacitación a RR.HH. y a la gerencia sobre cómo completar y retener correctamente el Formulario I-9.
4. Evite la discriminación: Siga las disposiciones contra la discriminación y no solicite documentos específicos ni rechace los válidos.